DPAD Sarolangun Segera Tata Arsip Aktif dan Inaktif di OPD

SINARJAMBI.COM – Penataan arsip tidak bisa dipandang sebelah mata dengan hanya beranggapan arsip adalah benda yang hanya diberkas dan ditimbun, tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan.

Maka dari itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kabupaten Sarolangun mulai tahun 2021 ini akan fokus dalam melakukan pendataan dan Penataan arsip di setiap organisasi perangkat daerah (OPD) dilingkungan Pemerintah Kabupaten Sarolangun.

Kepala DPAD Sarolangun Ali Amri, Jumat (26/03) kemarin mengatakan bahwa penataan arsip ini memang harus dilakukan secara baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban.

Sebab, apabila arsip tidak ditata dengan baik maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.

“Selama ini arsip mungkin sudah tertata baik, tapi secara aturan mungkin belum sesuai. Tujuan penataan arsip ini tentu untuk mempermudah menemukan kembali arsip yang sudah kita arsip kan,”katanya.

Ia mengaku bahwa saat ini tidak bisa dipungkiri arsip yang ada di setiap opd masih banyak numpuk, tidak terkelola dengan baik. Akan tetapi, untuk mengelola arsip tersebut tentu harus ada kerja sama yang baik dengan setiap opd dalam melakukan pendataan dan Penataan arsip.

“Misalnya seperti kami sendiri disini, kalau arsip sudah tertata baik itu terpilih nanti mana arsip aktif, inaktif, kemudian akan tahu mana arsip yang status dinamis, arsip statis dan mana yang harus dimusnahkan, “katanya.

Selain itu, ali Amri juga menyebutkan ada tiga jenis arsip yang perlu diketahui, pertama arsip aktif, kedua arsip inaktif dan ketiga arsip vital.

Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, sedanhkan Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan.

“Nanti arsip yang aktif ini masih posisi di bagian pengelolaan arsip, kemudian bila sudah menjadi aktif akan ditempatkan di unit kearsipan, kemudian kalau arsip ini nanti sudah permanen itu ditempatkan di unit arsip,” katanya.

Disamping itu, lanjut Ali Amri, dalam pengelolaan dan penataan arsip mengacu kepada Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik, organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada dua macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan

“Kita sebagai dinas dpad khususnya mengenai kearsipan, alhamdulillah tahun 2020 kemarin kita sudah ada peraturan daerah tentang penyelenggaraan kearsipan berupa Peraturan daerah nomor 02 tahun 2020 tentang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Sarolangun,” katanya.

“Dengan dasar payung hukum ini, kita selaku lembaga kearsipan daerah memiliki kewajiban dalam melakukan penataan dan pendataan arsip di seluruh opd dilingkungan Pemerintah Kabupaten Sarolangun, “kata dia menambahkan.

Namun dalam melaksanakan kegiatan pendataan dan Penataan arsip ini di seluruh opd, pihaknya mengalami berbagai macam kendala, khususnya dalam pemenuhan tenaga arsiparis, sarana prasarana, serta waktu yang cukup lama.

Sebab, dalam menata arsip pada satu OPD saja bisa memakan waktu satu hingga dua bulan lamanya, sehingga tidak bisa dilaksanakan secepat membalikkan telapak tangan.

“Kita dampingi opd yang bersangkutan dalam penataan arsip, sasaran kami pertama nanti mengarah ke sekretariat Daerah, baru ke opd yang sudah punya arsiparis. Sekarang ini kita sudah punya calon tujuh orang arsiparis, yang lulus dan diberikan rekomendasi oleh Anri kemarin, itu sudah kita ajukan ke bapak bupati untuk dilakukan pelantikan arsiparis yang ada,” katanya.

Sementara itu, Kasi kearsipan DPAD sarolangun, Jibril mengatakan bahwa memang dalam penataan arsip ini membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM), Peralatan, Biaya dan waktu dalam melaksanakan pemberkasan aktif dan inaktif.

“Pendataan tadi mengajukan pemberkasan arsip itu nanti menghasilkan arisp ada yang aktif dan in aktif. In aktif itu artinya retensi atau fungsinya sudah berkurang karena jarang digunakan mungkin satu dua kali saja setahun dibutuhkan, sedangkan aktif itu digunakan secara terus menerus. Jadi arsip itu statusnya dari aktif menjadi inaktif menjadi statusnya permanen atau dimusnahkan,” katanya.

Jibril menambahkan pemusnahan arsip itu tetap dilakukan melalui tim yang sudah dibentuk, sedanhkan arsip yang nilainya permanen secara aturannya maka akan diserahkan oleh opd kepada lembaga kearsipan dan akan disimpan secara permanen.

“Arsip Permanen itu ada berbentuk nilai sejarah, itulah nanti yang menjadi nilai sejarah kita, jadi perlu kita lakukan pemberkasan tadi dari awal semua kegiatan, kalau kita tidak melalukan itu maka arsip kita tidak akan terkelola dengan baik. Insa allah akan kita mulai tahun 2021 ini, mulai dari pembentukan tim, menyusun aturan dan peralatan perlu kita siapkan serta sdm maupun tenaga kearsipan, dan kami juga sekarang kekurangan tenaga dari bidang kearsipan jadi perlu ekstra dalam melaksanakan kegiatan ini, “katanya. (*)